Оптимизация работы персонала — обязанность каждого руководителя. Исходя из плана производства, несложно определить, сколько нужно производственных рабочих и какой объем работ требуется. Однако оценить численность бухгалтерского отдела, объем работы каждого бухгалтера — задача не из легких.
Важно планировать финансовую деятельность так, чтобы бухгалтеры могли справиться с объемом работы. Нерабочие часы из-за неадекватной нагрузки и оплата потерянного рабочего времени недопустимы. Расчет оптимального штата бухгалтерии — тема нашей статьи.
Как оценить чрезмерную или недостаточную нагрузку на бухгалтера
В большинстве случаев проблемы перегрузки касаются бухгалтеров, которые самостоятельно ведут бухгалтерский учет на малых и средних предприятиях. По мере роста производства и продаж продукции решение финансовых вопросов затягивается, и бухгалтеры не справляются со своими обязанностями. Срочные работники находятся под постоянным давлением, что вызывает недовольство ситуацией и приводит к конфликтам с работодателем.
Иногда на предприятиях работают большие штаты бухгалтеров. Казалось бы, работникам обеспечивается приятный микроклимат, что является положительным моментом. Однако на практике неприятным сюрпризом для администрации становится обнаружение не вовремя сданных отчетов, а не потеря важных документов, за что бизнес получает претензии от регулятора по уплате штрафов и санкций.
Расслабленный» подход в бухгалтерских органах недопустим и может привести к потере дисциплины и контроля над действующими органами, что негативно скажется на положении бизнеса.
Ключевая задача начальника — определить реальное количество бухгалтеров, чтобы не допустить перегруженности или неоправданного «раздувания» штата бухгалтерии. Им необходимо привлечь такое большое количество сотрудников. Тогда они смогут эффективно выполнять свои обязанности.
Стандартизация работы бухгалтера
Шаг 1. Чтобы определить оптимальное количество бухгалтеров, директор и главный бухгалтер должны соблюдать определенный перечень обязанностей, возложенных на финансовый отдел.
Шаг 2. Необходимо спрогнозировать время и распределение каждой задачи между сотрудниками. Это ведущий бухгалтер, заместитель бухгалтера (если есть), ведущий и главный бухгалтеры и вспомогательный персонал (например, бухгалтер, казначей и т. д.). Сравните затраченное время с рабочим листом. Обычно на этом этапе уже понятно, как распределить нагрузку между бухгалтерами.
Шаг 3. Определив базовые часы и их распределение между сотрудниками бухгалтерии, необходимо составить бюджетный план по зарплате сотрудников бухгалтерии. Чтобы рассчитать ее, нужно умножить норму рабочего времени каждого сотрудника на его среднюю почасовую ставку. Это даст вам планируемую зарплату бухгалтера на месяц.
Неэффективность финансовых операций может быть связана с неумением руководителя бухгалтерии правильно передать полномочия своим подчиненным, отсутствием дисциплины и послушания. На этой почве могут возникать конфликты как внутри бухгалтерии, так и с руководством, что негативно сказывается на финансовых процессах компании и общей стабильности работы.
Пример расчета необходимого количества бухгалтеров
Основной метод, используемый для определения количества бухгалтеров в компании, — это метод предубеждения. Пример приведен ниже.
Предприятию оптовой торговли со 100 сотрудниками необходимо определить, сколько бухгалтеров требуется. Ежемесячно от 50 поставщиков поступает около 10 наименований товаров. У компании два склада — основной и дополнительный. Платежи за товар поставщикам перечисляются два раза в месяц. Среднемесячная покупательная способность составляет 10 сделок на 1 000 потребителей. Платежи за продукцию от покупателей осуществляются два раза в месяц.
Стандартные показатели деятельности казначея следующие.
Обычные ежемесячные расчеты выглядят следующим образом.
50 поставщиков * 10 поставок = 500 товарно-транспортных накладных (ТТН). Между складами передается 500 товарно-транспортных накладных (ТТН). Работа бухгалтера: 36 * 21 день * 8 часов = 6048 ТТН Расчет единицы работы бухгалтера: 1000 / 6048 (%) = 0. 17 Бухгалтер.
1, 000 клиентов * 10 покупок = 10, 000 заказов Работа бухгалтера: 40 * 21 * 8 = 6, 720 ТТН Расчет рабочей единицы бухгалтера: 10, 000 / 6, 720 (%) = 1. 48 Бухгалтер.
50 поставщиков * 2 в месяц = 100 платежных поручений (ПП) Работа бухгалтера: 15 * 21 * 8 = 2, 520 ПД Расчет трудовой единицы бухгалтера: 100 / 2, 520 (%) = 0. 04 Бухгалтер
100 взаимных расчетов с поставщиками + 2000 взаимных расчетов с покупателями = 2100 операций Расчетная единица бухгалтера: 50 * 21 * 8 = 8400 операций 2100 / 8400 (%) = 0. 25 Расчетная единица бухгалтера.
100 / 1500 = 0. 06 Бухгалтер. Определяем итоговую сумму: 0. 17 + 1. 48 + 0. 04 + 0. 25 + 0. 06 = 2 бухгалтера.
В результате расчета установлено, что для рассматриваемой компании, исходя из общих требований к обслуживанию сотрудников, необходимо два бухгалтера. В эту цифру не входит главный бухгалтер, который выполняет контрольные функции, решает текущие задачи и готовит отчеты.
Оптимизация бухгалтерской нагрузки
Выявление чрезмерной или недостаточной нагрузки на бухгалтера требует принятия мер, направленных на оптимизацию финансовой деятельности. К ним можно отнести.
Подводя итог, отметим, что для повышения эффективности и оптимизации нагрузки на сотрудников бухгалтерии необходимо
Подпишитесь на наш блог, чтобы получать обновления
2 2 Количество сотрудников: оптимальный расчет для вашего бизнеса
Производительность труда в компании адекватно контролируется при наличии следующих показателей
Метрики верхнего уровня: метрики верхнего уровня: метрики верхнего уровня: метрики верхнего уровня: метрики верхнего уровня: метрики верхнего уровня
1. продажи/прибыль/производство на одного сотрудника. 2. эффективность использования персонала в развитии бизнеса: сколько рублей выручки приходится на один рубль зарплаты. 3. отношение затрат на персонал к обороту/ отношение затрат на персонал к себестоимости продаж.
Эти показатели помогают понять положение вашей компании в сравнении с другими аналогичными предприятиями на рынке.
Применяемые показатели (функциональные показатели):.
1. загруженность персонала. Для сотрудников необходимы ежедневные сводки, для остальных категорий — ежемесячные. Оценивать нагрузку на глаз не имеет смысла. Поэтому необходимо установить стандарты для всех задач, чтобы сравнивать ожидаемые и фактические результаты работы.
2- Эффективное использование рабочего времени. Фотографируя рабочее время всех сотрудников, можно объективно определить долю основного, дополнительного времени и потерь в структуре рабочего времени и принять меры по увеличению доли основного времени. Работа по устранению потерь рабочего времени должна проводиться ежедневно. Это включает в себя обеспечение выполнения всех работ по сокращению и облегчению вспомогательной работы и устранению дополнительной работы.
Все государственные департаменты в той или иной форме участвуют в мониторинге производительности. Например, отдел кадров отвечает за то, чтобы все правила были актуальными, и за установление связей между правилами и системой вознаграждения. Производственный отдел сосредоточен на устранении потерь и обеспечении бесперебойного рабочего процесса. Менеджер по организационному развитию (исполнительный сотрудник) отвечает за оптимизацию бизнес-процессов и, соответственно, снижение межведомственных операционных издержек.
В один месяц у вас может быть нехватка сотрудников, а в следующий месяц многие останутся недоукомплектованными. Задача менеджера — найти золотое сечение между «много» и «мало» сотрудников. Другими словами, количество сотрудников определяется в штатном расписании как определенный процент от числа работников, необходимых в сезон загруженности. Чем лучше местные и рыночные условия, тем меньшая доля персонала в пиковые периоды считается оптимальной.
Используя инструмент «Калькулятор персонала», вы можете определить, что выгоднее. Другими словами, вы можете либо задействовать меньше сотрудников, чем вам нужно в «пиковые периоды», оплачивать сверхурочные по мере необходимости и приглашать внешних партнеров, либо сохранить персонал, способный справиться с высоким спросом. В спокойные периоды, однако, можно «простаивать». При расчете количества сотрудников важно начать с годового плана продаж и основанного на нем производственного плана.
В штатном расписании важно определить количество сотрудников, которое позволит достичь оптимального соотношения дефицитных и избыточных позиций и снизить потери компании из-за пиков спроса. При расчете учитывается статистика предыдущих периодов, текущие планы продаж и производства, а также мнение отдела кадров о том, насколько сложно или вероятно быстро найти подходящих работников в «высокие» периоды. Идея состоит в том, чтобы договориться с сотрудниками о предоставлении отгулов, например, в «непиковые» периоды.
При определении численности персонала важно, чтобы руководители не основывали свои решения исключительно на текущих условиях (нехватка или переизбыток кадров). В этом может помочь годовая модель использования.
Открывать столовую выгодно.
Прежде чем принять решение об открытии столовой, необходимо проанализировать все аспекты бизнеса, учитывая потребности и ожидания потенциальных клиентов. Важно учесть все факторы, тщательно изучить рынок и разработать эффективную стратегию бизнес-планирования. В конечном итоге правильно спроектированная и управляемая столовая станет прибыльным и успешным бизнесом, привлекающим посетителей и обеспечивающим владельцу хороший источник дохода.
Одним из главных аргументов в пользу открытия столовых является положительное развитие сферы общественного питания. Напряженный образ жизни современных людей зачастую не позволяет им тратить время на приготовление пищи дома и поиск подходящих мест для обеда. Поэтому, предлагая здоровую и питательную пищу, такие заведения могут привлечь множество постоянных клиентов, готовых пользоваться услугами кейтеринга не только в течение недели, но и в выходные дни.
Сегодня большое внимание уделяется дизайну и обстановке заведений общественного питания, а также оформлению блюд. Учитывая требования современных клиентов, хорошо оформленная столовая может создать атмосферу, которая станет магнитом для посетителей.
Сколько нужно вложить
Объем инвестиций, необходимых для открытия столовой, может варьироваться в зависимости от масштабов бизнеса.
Для владельца бизнеса, при открытии небольшого количества заведений, он должен потратить от 1 миллиона рублей. Для крупного бизнеса — не менее 2 млн рублей.
Сколько вы можете выиграть
Размер прибыли для бизнеса в сфере общественного питания зависит от местоположения, размера, среднего чека и количества клиентов. В среднем, если чек составляет 120 — 200 рублей за тарелку, а в день столовую посещают 150 человек, то месячная выручка составит 675 000 рублей, а прибыль — около 300 000 рублей в месяц.
Как будет выглядеть рынок питания в 2024 — 2025 годах
В 2024 — 2025 годах рынок столовых будет переживать значительные трансформации и прогрессивные изменения. Технологический прогресс, здоровый образ жизни и повышение осведомленности о социальных тенденциях окажут значительное влияние на эту отрасль, превратив ее в уникальный сектор с инновациями.
Одной из самых важных тенденций на рынке столовых в ближайшие два года станет массовое внедрение роботизированных систем. Это уже не только роботы-официанты, но и автоматизированные кассовые аппараты, системы самообслуживания и роботы-повара. Посетители могут выбрать понравившийся бизнес, а затем легко заказать и оплатить желаемое блюдо через мобильное приложение, приготовленное роботом-поваром без участия человеческих рук. Эта технологическая революция сокращает расходы на персонал, повышает скорость обслуживания и делает посещение столовой более удобным и быстрым.
Компания делает ставку на инновации и качество и стремится обеспечить лучшие условия обслуживания для своих клиентов. Все это закладывает прочный фундамент для успешного развития рынка столовых в будущем.
Финансовый и бизнес-план
Бизнес-план столовой включает в себя следующие разделы.
Рассмотрим основные пункты плана проекта столовой.
Выбор формата.
При выборе подходящего формата столовой для вашего бизнеса необходимо учитывать ряд факторов, включая бюджет, площадь, целевую аудиторию, конкурентов и другие особенности рынка. К наиболее популярным вариантам столовых относятся.
Регистрация бизнеса
Чтобы официально зарегистрировать столовую, необходимо встать на учет в налоговой инспекции.
Существуют следующие формы регистрации
Сколько человек работает в бухгалтерской фирме и какова их зарплата?
С помощью алгоритма рассчитайте оптимальное количество человек в бухгалтерии и их зарплаты. Главный бухгалтер холдинговой компании в Краснодаре применил его в своей работе. Руководитель одобрил расширение бухгалтерии, чтобы сократить количество сверхурочных.
Шаг 1. Оцените ежедневную нагрузку на сотрудников бухгалтерии.
Сфотографируйте рабочий день каждого бухгалтера. Для этого попросите коллегу записать в специальную таблицу, что он делал и сколько времени потратил с момента прихода на работу до конца рабочего дня (таблица 1 ниже).
Таблица 1: Фотографии рабочего дня бухгалтера (фрагменты)
Запрос первичной документации у руководства
Ответ на письмо от поставщика ООО «Торгснаб
Ввод полученных счетов-фактур в бухгалтерскую программу
Регистрация полученных операций и счетов-фактур в бухгалтерской программе
Изображение рабочего дня позволяет ответить на два вопроса. Первый — какие функции выполняет отдел на практике, а не в теории. Второй — когда сотрудники выполняют пересекающиеся или дублирующие друг друга обязанности.
Например, в моей практике произошел такой случай. Бухгалтер работал над вводом квитанций. Сидя на складе, он принес оригиналы документов в головной офис и оставил копию себе. Затем сотрудник перешел в головной офис, чтобы присоединиться к другим бухгалтерам. Там он продолжал делать копии документов, но оригиналы больше никому не отдавал. Когда бухгалтера спросили, почему он так поступает, он ответил: «Это просто привычка.
Вы сами решаете, за сколько дней до этого делать фотографии. Можно ограничиться днем, неделей или месяцем. Вы можете «снимать» за несколько часов или за несколько минут». Чем тщательнее вы будете фиксировать действия своего бухгалтера, тем более точные данные вы получите для будущих расчетов.