Без кадрового документооборота ни одна компания не может иметь сотрудников. Как правильно выстроить этот процесс? На что обратить особое внимание? Наталья Краснобаева — генеральный директор и AMP;
Оптимизация документооборота: пять советов
Кардинальное правило бизнеса гласит: время — деньги! говорится в статье. Это касается и организации документооборота компании.
Проведите эксперимент: в течение рабочего дня обратите внимание, сколько времени требуется сканеру на обдумывание каждого шага, копирование — чтобы увидеть копируемый документ, подумать о «тяжелом» файле, отправляемом на печать.
К этому времени также добавляется время, которое каждый сотрудник тратит на ожидание печати или сканирования документа, замену картриджа с тонером или создание документа в новом формате.
Вы удивитесь, насколько сильно страдает производительность из-за плохо подобранного и неправильно хранящегося офисного оборудования. Как оптимизировать технопарк вашей компании, чтобы не тратить деньги, нервы, время и силы?
1. Будьте оригинальны.
Покупайте только оригинальные расходные материалы — в первую очередь это касается принтеров и универсальных картриджей.
Ваш начальник или офис-менеджер попросит вас сэкономить, купив «совместимые», «модифицированные», «перенастроенные» или «универсальные» тональные кассеты. Не поддавайтесь на уговоры. Как минимум, вы будете неприятно удивлены качеством своих отпечатков (вам придется пересмотреть их, см. ниже). Это означает увеличение расходов на бумагу), но, скорее всего, очень быстро повредит принтер или универсальный двигатель.
В первую очередь это относится к цветным лазерным принтерам, которые быстро распознают «неоригинальные» картриджи. В то же время, поскольку оригинальные картриджи работают безотказно очень долго, например, производители и представители лазерных принтеров продлили гарантию с одного года до трех лет.
Кроме того, при покупке оригинальных расходных материалов Canon для лазерных принтеров и МФУ i-SESYS теперь можно получить cashback, что делает первоначальную цену еще более доступной.
2. Выбирайте самое современное устройство.
Дело не только в том, что «чем новее устройство, тем дольше оно работает». Дело в том, что за последние годы оргтехника достигла большого качественного прогресса, став проще, «чище» и, конечно, гораздо быстрее. Важно отметить, что инновации затрагивают не только «железо», но и программное обеспечение, которое позволяет работать с документами более эффективно.
3. признать новую реальность.
Сегодня концепция «офиса» как отдельной комнаты, где сидят сотрудники, уходит в прошлое. Все больше компаний переходят на гибридные схемы работы: кто-то работает из дома, кто-то в командировке, кто-то в отпуске на другом конце света.
Однако всем необходимо иметь возможность отправлять документы на печать в офис, и эти файлы должны быть хорошо защищены. Именно поэтому новые лазерные принтеры серий Canon i-SENSYS MF740 и Canon i-SENSYS MF640 могут стать лучшим решением для малого и среднего бизнеса с точки зрения производительности и соотношения цена/качество.
4. Экономия средств на обучении персонала.
Сегодня машины должны учиться, и это не шутка. Современные МФУ основаны на технологии машинного обучения. Это означает, что устройство может запоминать наиболее часто используемые форматы печати и сканирования и быстрее предоставлять их пользователю в следующем процессе.
В целом, современные лазерные принтеры и МФУ гораздо проще в использовании, чем аналогичные устройства предыдущих поколений, поэтому сотрудники могут без проблем приступить к работе уже через несколько часов (а то и раньше).
5. выберите короткий процесс подготовки и печати документов.
Лучше всего для этого подходят МФУ, которые имеют возможность одновременно сканировать обе стороны документа и печатать с обеих сторон. Простые расчеты показывают, что такой способ автоматически экономит в два раза больше рабочего времени.
Сегодня офис малого и среднего бизнеса — это в основном набор функций, поддерживающих виртуализированные и автоматизированные бизнес-процессы, а не квадратные метры бизнес-центра. Поэтому компактный лазерный принтер или МФУ для небольших офисов может не только заменить устаревшие громоздкие устройства, но и более экономно использовать пространство.
Что такое управление файлами?
Управление файлами (или администрирование файлов), как следует из названия, — это процесс организации и поддержания документов организации. Эти обязанности должны выполняться на протяжении всего жизненного цикла компании. Это означает, что хранящиеся документы должны отражать всю историю компании. Однако следует отметить, что управление файлами — это не просто хранение документов в архивном шкафу. Полная система управления файлами включает в себя сортировку, создание, восстановление и хранение документов. Безопасное уничтожение или утилизация документов организации также является частью процесса управления файлами.
Менеджер по управлению файлами решает, нужно ли архивировать перечисленные ниже документы.
Компании постоянно накапливают такие материалы. Поэтому очень важно, чтобы существовал регламентированный процесс, позволяющий отделить нужное от бесполезного и сохранить основные материалы между важными документами. Dropbox выступает в качестве современной версии традиционного центра хранения документов. Однако процедура не ограничивается одним нажатием кнопки «Сохранить». За файлом необходимо следить. Необходимо управлять не только новыми входящими документами, но и файлами.
Налоговые документы.
Это важно для лиц, проживающих в США. Налоговая служба США может запросить налоговые файлы. Эти важные документы должны храниться не менее четырех лет.
Закон о справедливых трудовых стандартах.
Согласно Закону о справедливых рабочих стандартах, к разным типам платежных ведомостей применяются разные стандарты. Как правило, документы по начислению заработной платы должны храниться не менее трех лет.
Документы по персоналу.
Эти документы должны храниться не менее шести лет с момента увольнения сотрудника. Они используются в качестве доказательства того, что конкретный человек действительно работал в вашей компании. Они также могут помочь вам дать рекомендации сотруднику, если его об этом попросят. Если сотрудник решит подать на вас в суд, эти документы также должны быть предоставлены.
Трудовые документы
Все досье по набору персонала должны храниться около трех лет. Комиссия по равным возможностям трудоустройства требует, чтобы эти документы хранились не менее одного года.
Однако.
Есть и другие, менее важные документы, которые вы должны хранить для собственного спокойствия. Доказательства полезности, приветствие нового программного обеспечения и электронная почта рабочего приложения могут удобно храниться в файлах документов.
За хранение файлов отвечают старшие сотрудники.
Это не должно быть общей обязанностью всего отдела кадров. За хранение документов должен отвечать только один старший сотрудник. Управление файлами так же важно, как и управление финансами, в которое вовлечены не все сотрудники. Должны быть назначены конкретные члены группы, отвечающие за файлы и досье.
Решения о том, что, как и когда должно быть сделано с файлами
Вместе со старшими сотрудниками и остальными членами группы определите, какие ключевые документы необходимо сохранять. Установите период хранения и решите, как отказываться от документов в конце их жизненного цикла. Период хранения документа может зависеть от его типа. Например, компоненты могут быть охарактеризованы как постоянные файлы, но рекомендуется удалять файлы с зарплатами сотрудников через несколько лет.
Бюджет на управление электронными файлами.
Цифровые документы, вероятно, составляют основную часть ваших официальных документов и писем, и для обеспечения их безопасности вам понадобятся информационные технологии. Модель Software-A-A-Service включает в себя приобретенное программное обеспечение для управления документами с ежемесячной подпиской, а не единовременной платой. Убедитесь, что у вас есть необходимый бюджет.
Обучение и постоянный мониторинг
Поскольку доступ к документам может потребоваться любому сотруднику компании, они должны быть сосредоточены в едином источнике достоверных данных. В рамках программы управления документами необходимо обучить сотрудников навыкам доступа к документам и их правильной обработки. В конечном итоге документы являются одной из важнейших составляющих бизнеса, поэтому необходимо разработать принципы управления данными и политику управления записями. Также необходимо постоянно контролировать эту систему, особенно цифровые документы, чтобы исключить возможность неправильного использования или случайного удаления данных. Таким образом, восстановление файлов может быть произведено в любой момент, пока не стало слишком поздно. Также рекомендуется заранее предусмотреть возможность аварийного восстановления, например, если файлы компании будут заражены вирусом.
Другие соображения.
Если ваша компания играет общественную роль, например, предоставляет государственные услуги, то ваши важные документы могут подпадать под действие Закона о свободе информации, регулирующего правительственные документы. Это означает, что некоторые области ведения документации, вероятно, придется сделать общедоступными. Обязательно учтите это в своем процессе, когда начнете внедрять систему управления записями в своей организации.
Выбор решения для корпоративного делопроизводства
Подходящая цифровая система хранения — ключевой компонент управления документами. Dropbox — это эффективное решение для хранения файлов, которое идеально подходит для этой цели. В нем есть все необходимые инструменты для безопасного хранения документов, а также множество дополнительных функций, облегчающих общий рабочий процесс и управление информацией. Вы можете даже архивировать бумажные документы в цифровом виде, просто отсканировав их. Расширенные возможности управления рабочими группами, защита паролем и ограниченный по времени доступ обеспечивают высочайший уровень защиты данных и надлежащее управление содержимым. Кроме того, плагин Advanced Version Log позволяет восстановить все файлы, которые были удалены или изменены за последние десять лет.
С Dropbox вы можете быть уверены, что ваши документы надежно защищены и могут быть опубликованы и доступны авторизованным пользователям.
Приведенная выше информация не предназначена для использования в качестве юридической консультации. Если у вас возникли вопросы юридического характера, рекомендуем вам обратиться к юристу.