Вся поступающая в организацию почта должна быть «подшита» в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в организации. Полученные документы, независимо от способа доставки, классифицируются и регистрируются лицом, ответственным за прием почты, и направляются внутреннему получателю. В большинстве случаев это секретарь, делопроизводитель или другой сотрудник, назначенный руководителем. Современные системы электронного документооборота в крупных компаниях уже включают в себя учетные формы для обработки почтовых отправлений, но многие компании до сих пор делают это «по старинке», т. е. отмечая письма на бумажных носителях входящих документов.
Зарегистрированные и незарегистрированные документы
Каждый день в руки сотрудников попадают десятки документов из-за границы — письма, посылки и электронные письма от клиентов, деловых партнеров и официальных органов. Среди многочисленных документов есть и бесполезный «хлам» — рекламные брошюры, каталоги и газеты. Задача бюро — отсеять все виды «спама», не относящегося к деятельности компании, а остальную почту разделить на ответственную и неответственную.
Какие документы нужно регистрировать, а какие нет, определяется инструкциями по делопроизводству каждой компании. Как правило, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются следующие документы.
В организациях может использоваться отдельная электронная почта. В этом случае документы, адресованные определенному отделу, отправляются непосредственно туда, минуя основной журнал.
Несколько слов о правилах работы с входящими документами
При работе с входящей почтой необходимо четко соблюдать следующие правила
Типизация регистрационного календаря
Основные требования к соблюдению регистрационного календаря следующие
В остальном учет входящей почты можно легко адаптировать к особенностям делопроизводства в организации. Компания сама решает, в каком виде будет вестись календарь — «натуральном» или электронном. Оба варианта одинаково правомерны, вопрос лишь в том, насколько удобно их использование.
В ежедневник можно заносить и письма, но такая форма записи больше подходит для небольшого частного бизнеса, чем для серьезной компании с большим количеством внешних коммуникаций. Найти нужные документы или отследить его судьбу в многостраничной «книге» значительно сложнее. Поэтому большинство компаний отказываются от такого «старомодного» подхода и переходят на компьютерный учет.
Скачайте журналы регистрации входящих документов в электронном виде с нашего сайта.
Создавать специальные файлы в офисных программах (Word, Excel) несложно. Используя компьютерный настольный календарь, можно быстро искать, сортировать, вводить гиперссылки на электронные письма, копировать отсканированный текст и т. д. Такие файлы защищены от несанкционированного доступа и обработки, что обеспечивает работу с ними только уполномоченных лиц.
Однако полностью отказываться от обычного календаря не рекомендуется. В него рекомендуется записывать особо важные документы, которые необходимо хранить в течение длительного времени. Офисные брошюры как долговременное хранилище приемлемых данных о документах в этом случае предпочтительнее электронных устройств.
Новые требования и новые обязанности для штатных сотрудников
Программа включает в себя все изменения в профессиональной деятельности в 2024-2024 годах. Это касается отчетности, медицинского освидетельствования, воинского учета и льгот для сотрудников-инвалидов.
Получите демонстрационный доступ и обучайтесь бесплатно в течение трех дней.
Письма от регулирующих органов обрабатываются в первую очередь. Попав в реестр, они должны быть отправлены в администрацию в первую очередь. Задержка с отправкой может грозить компании как мелкими проблемами, так и крупными административными штрафами.
Критерии составления документов в соответствии с ГОСТом
Ведение кадрового делопроизводства с нуля
В большинстве случаев дневник входящих документов состоит из следующих граф.
Как правило, календарь хранится в течение календарного года. Если компания невелика и объем входящих документов невелик, его можно сохранить и на следующий год. Срок хранения интегрированных книг составляет пять лет. Этот срок исчисляется с даты окончания действия календаря. Это означает, что календарь на 2020 год должен быть сохранен до конца 2025 года и может быть уничтожен только после 1 января 2026 года.