Максим Ильяхов Редактор-в-жизни
Людмила Сарычева Автор, журналист
Если вы хотите прочитать письмо в соответствии с имеющейся у вас работой или вам нужно написать объявление по правилам, сложившимся в электронной деловой переписке. Для этого не нужно читать толстые книги — вы можете представить, насколько удобно будет получателю работать с вашим письмом. Так какие же ошибки допускают грузоотправители, отвечая на вакансии или объявления?
Цените ли вы равнодушие?
Иногда оно включает в себя гламурную холодность и утонченную гордость рога, потому что автор письма не хочет видеть слишком многого. Он вроде бы хочет работать с нами, но на самом деле ему это не нужно. Например (ниже приведена выдержка из письма, полученного от кандидата на вакансию)
Я случайно наткнулся на ваше объявление о работе в Интернете. В Интернете я попал на ваш блог. Что ж, это интересно, иногда можно найти интересные идеи. Я увидел, что вы ищете автора. Попала на ваш сайт, который в целом интересен. Может быть, я попробую с вами поработать. Я не был поклонником вашего сайта, но после предложения, не могли бы вы прислать мне текст, чтобы я попробовал. Конечно, ваше предложение интересно, но не без недостатков. Если вы оцените его как благое намерение, я могу уделить вам немного своего времени за достойную компенсацию.
Мы грубоваты, другим такой вход может показаться оскорбительным». Автор письма властно подчеркивает, что мы ему не особенно интересны. И добавляет, что наш сайт не очень хорош, а наш блог — не очень. Впечатлительные люди не ценят такой холодности.
Лучше наоборот. Поблагодарите их, выразите признательность, сделайте честный комплимент и покажите, что автор письма настроен дружелюбно. Конечно, речь идет о том, чтобы говорить о своей работе, не оценивая людей, и о своих чувствах, не оценивая их работу.
Желательно отметить конкретные достижения получателя, например, выпуск программы, артиста на лейбле, отдельную статью о сайте или книгу издательства. Таким образом мы показываем, что искренне заинтересованы в работе организации, а не представляем умирающее дело.
Как сделать это удобным для получателя
Получатель уже выстроил свое исследование так, как ему удобно. Например, если речь идет о вакантной должности, мы запрашиваем пункты требований кандидата. Мы отвечаем на его требования в точном соответствии с этими пунктами и адаптируем их к его рабочему процессу.
Но это еще не все: мы также должны уметь предложить правильную структуру работы. Теперь наша задача — придумать, как сделать работу с письмом более удобной, не нарушая заданной структуры. Если к письму прилагаются документы, полезно подумать, сможет ли получатель открыть их на компьютере — и если да, то как. Например, при наборе страницы на Mac документ может не открыться в word, поэтому предпочтительнее экспортировать его в word. Если вы отправляете презентацию с большим количеством графики, разумно экспортировать ее в формат PDF. Это позволит вам сохранить все оформление и открыть ее на любом компьютере.
Если получатель не требует, чтобы вы отправили фотографию плохого качества, имеет смысл проверить ее. Многие мобильные телефоны сейчас делают огромные фотографии, которые могут уничтожить некоторые программы электронной почты. Разумно хранить фотографии меньшего размера.
Если в электронном письме много ссылок, полезно объяснить, что читатель может там увидеть. Ответы на вопросы с помощью различных ссылок также помогают указать читателю главную ссылку.
Например, мы подали заявку на работу в качестве ведущего теленовостей и уже имеем опыт работы за камерой. Тогда в первой ссылке — новость, которую нужно опубликовать, остальное — потом.
5 Ошибки отправителя
Часто, к сожалению, они делают все наоборот.
Например, фрилансер создал красивый персональный сайт с указанием места работы, резюме и всего остального, что нужно для резюме. Теперь ему удобнее кидать ссылки, а не писать письма о всех вакансиях. Но читателю может быть неудобно заходить на сайт и находить там нужную информацию. А удобство читателя для нас важнее.
Дизайнеры считают, что отправлять картинки в файлы совершенно неправильно. В то же время отправлять изображения таким образом очень удобно: сжимаешь и разжимаешь один файл — и это трехсекундная тема. Однако для того, чтобы получатель увидел эти картинки, он должен скачать этот файл и переслать его. Он не может увидеть эти изображения со своего телефона. Это удобно для отправки, но не для получения.
В нем также содержится просьба к получателю отправить документ, но не указано, сколько именно. Тогда автор письма решает отправить то, что у него есть: сотни страниц с многочисленными рукописями. Как будто он хочет быть уверенным — чем больше он отправит, тем больше вероятность, что они что-то прочтут.
Однако все происходит с точностью до наоборот. Увидев, что в письме 12 документов, получатель может вообще не захотеть их различать — слишком много работы. Мы не в тех отношениях, когда получатель должен тратить время на 12 документов — это слишком много работы.
Также подумайте о названиях прилагаемых документов — в каком виде людям удобнее хранить их на своих компьютерах?
У всех этих советов есть объединяющий принцип. Вы должны попытаться сделать часть работы за получателя. Представьте, как он работает, и подумайте, где вы можете облегчить ему работу. Кроме того, представьте, что он/она работает на своем телефоне. Как это повлияет на ваше решение?
Если мы не подходим на вакансию, но готовы рискнуть
Подайте заявку на работу, которая нам не подходит. Они ищут менеджера, а мы только начинаем свою карьеру, поэтому пока не обладаем достаточной квалификацией, чтобы быть менеджером. Но в нас есть огонь и азарт. Может быть, они наймут не нас в качестве менеджеров, а кого-то другого?
Здесь есть проблема. Мы заранее знаем, что на наше предложение не ответят запросом. Кроме того, если получатель хочет закрыть вакансию как можно скорее, ни одно из наших писем не достигнет цели. Видя, что мы не откликаемся на вакансию, он просто отправляет письмо в файл.
Но как быть, если человека выбирают в спешке? Мы можем рассказать о себе и о том, чем можем помочь, приложить информацию и сделать письмо дружелюбным к читателю.
Главное — не притворяться, но и так ясно, что мы не вписываемся. Нет причин заставлять читателя чувствовать себя глупо и притворяться компетентным. Другое дело — юношеский азарт и ощущение «я все могу, дайте мне работу». Другое дело — признать, что вы не подходите для этой работы, и продолжать бросать вызов. Это неуважительно.
Здорово, что Иван дал ему возможность сразу закрыть письмо, если оно его не устраивает. Однако, как ни странно, это лишь дает вам больше причин дочитать письмо до конца.
Хорошо, что Иван выбрал лучший пример работы для компании. Трудно читать о развитии детей или электронной музыке, когда «Альфа» занимается экономическими технологиями и поддержкой бизнеса.
Да и в целом письмо хорошее: дружелюбное и без излишеств.