Большинство людей сталкиваются с необходимостью получения копий трудовых книжек, и все сотрудники кадровых служб должны готовить копии документов. Какие требования предъявляются к процессу заверения трудовых книжек?
Если да, то копия должна быть
Обязанность работодателя выдать копию последнего документа о работе сотрудника в течение трех рабочих дней со дня обращения указана в статье 62 Трудового кодекса РФ. Оригиналы трудовых книжек могут быть выданы только работающим сотрудникам для целей социального страхования (для расчета пенсий пенсионерам), но во всех остальных случаях выдаются заверенные копии.
В большинстве случаев копия трудовой книжки требуется для подтверждения факта работы человека на текущем рабочем месте и продолжительности его трудового стажа.
Копия рабочей тетради будет «для всех». Оригинал документа может быть утерян или уничтожен как по вине работодателя, так и в результате восстановления трудовой книжки — даже длительного и сложного. Наличие соответствующих копий значительно упрощает процесс.
Книга учета трудовых книжек процедурно заверена.
По состоянию на сегодняшний день, 04. 08. 1983 N 9779-Х (ред. от 08. 12. 2003) и устаревший приказ Верховного Совета СССР ГОСТ Р 6. 30-2003. Согласно действующему ГОСТу (п. 3. 2. 6), копии трудовых книжек и других документов, основанных на подлинных подписях, должны сопровождаться заверением, содержащим следующее.
Согласно индексу аккредитации, в копии лаборатории указывается, что сотрудник в настоящее время работает на соответствующей должности, однако правилами такая регистрация не предусмотрена, и факт трудоустройства вытекает из содержания последней регистрации. Согласно ГОСТу, скрепление копий печатью допускается, но не является обязательным. В отличие от ГОСТа, пункт 1 Указа предусматривает обязательное наличие оттиска печати на копии и указание места нахождения оригинала в момент копирования. Оттиск печати должен закрывать часть надписи, подписи или транскрипции. Действительная надпись начинается со следующей строки после последней строки оригинала.
В случае многостраничных копий каждая страница заверяется и документ сшивается. Многостраничные копии могут быть сшиты, пронумерованы и переплетены, с дополнительным указанием количества листов с аналогичными по содержанию надписями барилор.
На концах нитей к обратной стороне последнего листа приклеивается специальная мембрана или другой лист бумаги. Указание на сертификат размещается на мембране или брошюре с обратной стороны последнего листа. Оттиск печати охватывает сертификат, подпись, пленку (бумагу) и надпись на обороте. Сертификационная надпись может быть заменена соответствующим штампом.
Можно заверять не все страницы трудовой книжки, а только те, о которых работник конкретно упоминает в заявлении. В большинстве случаев достаточно заверить данные на последнем месте работы. Первая страница трудовой книжки должна быть представлена во всех случаях.
В большинстве случаев сотрудники кадровой службы осуществляют заверенную регистрацию в соответствии с правилами создания записей в трудовой книжке. Проставляют текущий порядковый номер и проставляют дату в соответствующей графе. Такое размещение представляется неверным. Удостоверяющая регистрация должна проводиться не в трудовой книжке, а по другим правилам.
Новые правила сертификации
С 1 июля 2018 года введен новый ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, который определяет требования к оформлению документов. Процессу заверения документа посвящены пп. 5. 26 стандарта, который требует, чтобы на копии документа были указаны.
В новом ГОСТе надпись может быть заменена штампом. Если, как и в случае с трудовыми книжками, делается копия для представления в другом месте, то обязательно указывается оригинальная должность по решению (какого года и его год файла) и ставится печать.
Образцы правильных копий трудовых книжек как по старым, так и по новым правилам можно найти здесь.
Таким образом, новые правила заверения копий документов не добавляют ничего существенного, а объединяют те, что применялись ранее.