После увольнения сотрудника его личную папку необходимо передать в архив. Это делается в течение одного года, трех лет после окончания срока действия трудового договора и десяти лет после окончания срока действия трудового договора государственных и муниципальных служащих. В статье представлена информация о процессе подготовки дел или сдачи личных папок в опись, которая представляет собой электронный файл.
Требования к архивированию личных папок сотрудников
Личные дела содержат кадровые документы, относящиеся к конкретному сотруднику. Их формирование начинается с момента приема сотрудника на работу и завершается после увольнения.
Отдел кадров ведет личный конверт сотрудника. Документы должны храниться у сотрудника до тех пор, пока он не уволится. После истечения срока действия трудового договора папка должна быть передана в архив.
В личной папке хранятся документы за определенный период времени:
Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом увольнения сотрудника.
Обратите внимание! При увольнении работника его личное дело может быть передано в архив. Через некоторое время гражданин снова устраивается на работу в ту же компанию. Сотрудник должен завести новое личное дело. Старая папка остается в деле.
Личное дело
С 31. 07. 2025 г. № 77 утвержден Указ Росархива, в соответствии с разделом VI Положения о порядке подготовки к передаче личных дел в архив (далее — Положение № 77). Вступает в силу с 17 сентября 2025 года.
Основные требования к сдаче личных папок на хранение:
Перед передачей личных папок в архив снимите наклейки со всех скрепок, скоб, пластиковых папок и распечатанных конвертов. Если документы представлены на отдельных носителях (диск, диск или флэш-накопитель), передача в дело будет осуществляться в соответствии с разделами X и XII Регламента № 77. 77.
Сшивание документов в четыре пачки в жесткую папку. Убедитесь, что все резолюции и текст остаются читаемыми. Папка не может содержать более 250 листов с шириной корешка не более 4 см. Если документов много, подготовьте несколько томов (частей).
Обязательно пронумеруйте все листы по порядку. О том, как это правильно сделать, читайте в пункте 52 правил № 77.
Нарисуйте листы для личных папок. Это необходимо для того, чтобы зафиксировать все изменения в папке, которые происходят в процессе архивации. Форма приведена в Приложении 4 к правилу № 77. Лист подтверждения подписывается автором.
Подготовьте внутреннюю перепись документов дела. Она необходима для правильного ведения учета. Ее печать приведена в приложении 5 к правилу № 77. В листе подтверждения указывается количество листов во внутренней переписи.
Обратите внимание! Не считайте обложку и внутреннюю перепись вместе с листами папки. Они должны быть пронумерованы отдельно.
Заполните обложку личной папки.
Формы обложек приведены в Приложении 6 к правилу №. 77.
Скачать рабочие документы (обложку, внутреннюю перепись и обложку папки) можно здесь.
Если по каким-то причинам титульный лист не может быть зашифрован. Заблокируйте или приклейте его к папке-документу с самого начала. Содержание обложки должно напоминать обложку.
Перечислите название корпуса и структурную классификацию в номинальном сокращении. Краткое название пишите в скобках после полного названия.
Заголовок папки должен соответствовать ее фактическому содержанию. Для личных папок это полное имя сотрудника. Например, Иванов Николай Трофимович.
Последняя дата в папке с персоналом — это дата подписания приказов о приеме и увольнении сотрудника, на которого заведено досье. Она импортируется в виде ‘арабский номер числа, прописной месяц, год, арабский год года’. Например, 21 сентября 2025 года.
Определите количество листов в папке по обложке. Период хранения должен составлять 50 или 75 лет, в зависимости от даты увольнения сотрудника.
Архивная шифровка дел устанавливается архивом после утверждения описи дел руководителем или уполномоченным лицом.
Обратите внимание! Если дата в целом определяется содержанием документа кадрового дела, поставьте ее в скобку.
Сдача в архив электронной папки по личному составу
Цифровые документы имеют тот же срок хранения, что и печатные. Это означает, что электронные личные конверты также должны храниться в течение 50 или 75 лет. Однако на них распространяются другие правила.
Цифровые документы хранятся в электронной системе хранения (СЭД). Они могут быть интегрированы в программу EDI компании или храниться отдельно. Частные организации также имеют право создавать собственные системы хранения или поручать их внешним партнерам.
Для передачи электронных личных дел в СЭД все документы должны быть переданы в единой форме в соответствии со статьей 141 Положения №. 77:
Доступны файлы смешанного состава. Они содержат как печатные, так и электронные документы. Напомним, что все оригиналы должны храниться в том формате, в котором они были сформированы или получены учреждением.
Для электронных папок сотрудников все печатные документы должны быть оцифрованы. Это электронная копия, требования к форме которой указаны в статье 160 Положения № 77. 77.
Читайте статью на эту тему на сайте.
Планирование и регулирование
В течение первого квартала календарного года структурное подразделение, служба делопроизводства и лицо, ответственное за архив организации, в тесном контакте проводят плановую работу по подготовке и передаче в организацию исполненных и законченных делопроизводством документов. Архивы организаций 1. Передача документов в архив должна осуществляться в течение одного года после завершения работы архива, но не позднее чем через три года 2. Документы, существующие в течение многих лет, могут быть переданы в рамках инвентаризации (см. пример 10).
Программа передачи документов в архив в 2017 году подготовлена архивом и утверждена первым секретарем организации и может включать документы за период 2013-2015 годов. Судебная практика, сформированная в 2016 году, остается в текущем архиве в зоне ответственности структурных подразделений.
График передачи дел из структурного подразделения в архив организации см. Пример 10 в статье «Закрытие отчетного года».
Подготовка документов к передаче в архив предполагает значительные трудозатраты на архивирование и техническую обработку, поэтому отделы планируют соответствующие виды работ. Организации могут привлекать аутсорсинговые компании как для архивирования, так и для технической обработки документов и подготовки необходимых каталогов и сертификатов.
Статья «Новые правила архивирования: что изменилось? Дополнительная информация.
Лучшей практикой является подписание описи и акта руководителем структурного подразделения, так как именно он несет ответственность за документальные и архивные фонды подразделения. Именно такой подход в настоящее время нормативно закреплен в виде описей дел структурных подразделений, приведенных в приложении № 2. 23 Положения об архивном деле организаций.
В соответствии с систематизацией и сроками хранения, предусмотренными номенклатурой дел, дела в структурном подразделении должны быть классифицированы на следующие группы
В соответствии с выделением этих групп производится архивирование и техническая обработка (полная или частичная 3) досье и создается соответствующий список (см. пример 9). Дела, подлежащие уничтожению, включаются в дело. Однако в дело не переносятся дела временного хранения (сроком хранения до 10 лет), поэтому учет по ним не может быть осуществлен. В этом случае в качестве учетного документа используется номенклатура дел подразделения.
См. раздел «Подготовка документов к передаче в архив организации». Там описаны контролируемые документы. Узнайте, как подготовить папки к длительному хранению — оформить обложки, убрать лишние элементы, пересчитать листы, составить внутреннюю опись обложек и содержимого папок, переплести листы (в зависимости от того, какие варианты и что это такое) — разделить разделы и файлы между собой Способы распределения ответственности
В связи с требованием обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами, в современных HR-службах появилась практика создания отдельной (ежегодной) описи личных дел, отдельной от переписи дел сотрудников.
На основе переписи и мероприятий, созданных структурными подразделениями, служба управления делами создает.
Для облегчения и ускорения создания сводных перечней и мероприятий в организации можно предусмотреть, что структурные подразделения представляют.
Согласно нормативному требованию, структурные подразделения могут создавать электронные документы, созданные по электронным прототипам и электронным копиям. В электронной копии этого документа файлы постепенно формируют фонд (состоящий из электронных документов, составленных из электронных копий оттисков и печатных и печатных копий оттисков. ). Правила определяют формат переписи.
Если в организации имеется полноценная система электронного документооборота (СЭД), то оформление переписи в виде отчета, создаваемого системой, должно быть автоматически скорректировано. Следует также отметить, что в процессе поддержки СЭД ИТ-департамент может систематически осуществлять централизованную защиту производства/копирование для перевода в статус архива.
Методические рекомендации по применению правил, разработанных ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены. Поэтому организациям рекомендуется разработать самостоятельные правила использования электронных документов, в том числе текущего функционирования и архивного хранения. Также рекомендуется, если организация является государственным или муниципальным источником комплектования архива, обратиться за методическими рекомендациями, так как архивными учреждениями уже накоплен соответствующий опыт приема электронных документов от источников комплектования, финансирования пользователей, создания файлов и научно-справочного аппарата к ним.
Служба управления архивами и архив (ответственный за хранение архивов) организует рассмотрение и утверждение сводного перечня и выступает на заседании Конференции учреждений Европейского союза (ЕС). Она должна проводиться в соответствии с планом работы и фиксировать Дата и номер практики ЕС Записывается на табличке утверждения каждой сводной описи, а также в законе (см. отметку для цифры 2 в примере 12).
Это общий алгоритм плановой работы по составлению переписи в организации.
В статье «Особенности подготовки научно-технических документов (НТД) к передаче в архив организации (ЭИБ): форма расписки о передаче НТД в дело, как лучше использовать НТД» — объясняется, как использовать. Различные виды дел НТД — как составить дело, сосчитать листы, переплести листы и создать внутренний фонд — как понять формат оформления, что складывать, что подшивать — как разместить собранные «драгоценности» в деле, где полезно искать и обмениваться НТД — что пользователю что подарить пользователю?
См. статью «Архивная перепись электронных архивов» в № 7 «2020
Архивация необработанных документов: как правильно передать их в архив
buhsoft.ru Руководитель группы учета и отчетности портала. 13 лет проработал бухгалтером в федеральной компании с региональной сетью. Имеет опыт работы в сфере налогообложения и аудита. Область экспертизы — бухгалтерская и налоговая отчетность.
Файлы первичных документов должны быть созданы каждой компанией. Процесс передачи документов в архив регламентирован законом. И он должен быть прописан во внутренних приказах организации. Поговорим о том, как правильно подготовить первичные документы к передаче в архив.
Коммерческие организации самостоятельно решают, в каком порядке они будут хранить первичные бухгалтерские документы. Все документы, включая счета-фактуры, должны храниться в тематической папке в соответствии с принятым в организации именованием. Другими словами, все документы одного назначения храните в отдельных папках, либо в алфавитном порядке, либо в соответствии с регистрационным номером. Нажмите >>>, чтобы легко и быстро создать свои ключевые документы в режиме онлайн.
Подробнее о том, как составлять номенклатуру, см. ниже. Например, чтобы заархивировать транспортные накладные, поместите их в папку «Транспортные накладные» по годам или по другим периодам, если у вас большой объем транспортных накладных.
Перед архивированием организуйте файлы (папки) в следующем порядке.
Одновременно вы разрабатываете собственные процедуры подготовки документов к архивированию, которые оставляете за собой право включить во внутренние документы, например в положение об архивировании. Руководитель должен назначить сотрудника, который будет готовить к сдаче накладные. Соответствующие задачи могут быть возложены на сотрудников, например, приказом руководителя. В вашем случае лучше назначить перевозчика, который будет вводить документы в программу.
Передача первичных документов в архив
Все организации и предприниматели должны сдавать бухгалтерские документы в архив. Это предписано статьей 29 Закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Руководитель организации должен следить за соблюдением организацией порядка хранения документов. Индивидуальный предприниматель несет за это самостоятельную ответственность в соответствии со статьей 7 Закона № 6-ФЗ от 6 декабря 2011 г. 402-ФЗ.
Организации могут создавать архивы для хранения учетных документов. Организации и граждане имеют право создавать архивы в целях обеспечения сохранности архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности, в том числе в целях сохранения и использования архивных документов (статья 13, пункт 2, Закон № 125 от 22 октября 2004 года). (-ФЗ).
Архив — это структурное подразделение учреждения или организации, осуществляющее хранение, сбор, учет и использование архивных документов (п. 9 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Архивы могут быть как самостоятельными структурными подразделениями организации, так и подразделениями в составе служб делопроизводства (канцелярий, секретариатов). Организация вправе создать архив в целях обеспечения сохранности архивных документов, образовавшихся в процессе ее деятельности, в том числе в целях обеспечения сохранности и использования архивных документов (п. 1.4 Положения, утвержденного приказом Минкультуры № 526). (Российская Федерация от 31 марта 2015 г.).
Передача документов в архив на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение. Оставшиеся документы должны храниться в бухгалтерии в течение срока хранения до 10 лет. До момента их уничтожения. При передаче первичных бухгалтерских документов в архив создается архивный файл.
Создание архивного файла.
Для передачи первичных документов в архив необходимо создать специальную архивную папку. Эта папка представляет собой ряд документов, относящихся к какой-либо теме или сфере деятельности и помещенных в отдельное дело (п. 2. 2. 2. 2. 71 ГОСТР 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Перед представлением файл должен быть оформлен следующим образом.
Данный порядок регламентирован п. 3. 4. 2 ГСДОУ, утвержденного приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. 33. Все архивные дела группируются по специальной номенклатуре дел.
Ниже приведен образец архивного документа.
Наименование организации в Москве в 2019 г. 31. 12. 2018 г.
Внутренняя опись документа в деле № 2 14
| Нет. | Регистрационный индекс документа | Дата документа | Название документа | Номер листа дела | {нота |
| 1 | 05-15 | 2015. 11. 12 | Копии дипломов. | 1-2 | |
| 2 | 05-05 | 2015. 11. 12 | Анкета | 3-15 | |
| 3 | 05-02 | 2015. 11. 12 | Копия приказа о приеме на работу. | 16 | Указ № 2 от 11 декабря 2015 года 12-к |
| 4 | 05-01 | 2015. 11. 12 | Трудовой договор | 17-21 | Трудовой договор № 1 от 11 декабря 2015 года 12-TD |
| . |
| « | 12 | » | 11 Пн. | 2015 | г. |
| Приложение N 9 к пункту 3.6.16 решения Совета директоров «Росалкив» от 2 июня 2002 г. | |||||||||||
| Закрытый лист N | 56 | ||||||||||
| Конверты подшиты и пронумерованы | |||||||||||
| (цифрами и словами) | |||||||||||
| Содержит: | |||||||||||
| Номер листа с буквой | ; | ||||||||||
| Нет номера листа | |||||||||||
| + Ведомость складских запасов | |||||||||||
| Физическое состояние и особенности формирования корпуса | Лист №. | ||||||||||
| 1 | 2 | ||||||||||
| Название должности сотрудника | |||||||||||
| Подпись | Подпись | ||||||||||
| Дата | |||||||||||
| Формат A4 (210 x 297 мм) | |||||||||||
© Эта статья подготовлена специалистами бухгалтерской программы «БухСофт».