График отпусков — важная мера для обеспечения бесперебойной работы компании даже в летние месяцы. Кроме того, каждая компания разрабатывает собственные лучшие практики, чтобы оставаться продуктивной в любое время. Мы попросили HR-специалистов и руководителей компаний поделиться с нами этими лучшими практиками, чтобы мы могли внедрить наиболее полезные из них в свою деятельность.
График отпусков составляется за две недели до начала нового календарного года. Этого должны придерживаться и работодатель, и работник, но по соглашению сторон график может быть изменен. Например, руководители могут попросить сотрудника перенести отпуск, если в период планирования намечается важное внутреннее событие или изменились сроки выполнения проекта.
Кроме того, полезно иметь общий график отпусков, доступный всем сотрудникам. Это упрощает перенос различных праздников и помогает сотрудникам планировать свою работу. Простой электронный лист или запись об отсутствии на портале компании поможет обеспечить такую информацию.
Директор по персоналу, SBS Consulting
Наша компания является проектно-ориентированной. Мы заранее составляем график отпусков, учитывая планы проектов и предстоящую нагрузку. В течение года график ежемесячно корректируется по мере обновления плана проекта, чтобы сотрудники могли взять отпуск без ущерба для компании. Если появляется дополнительная работа, график отпусков пересматривается и любые изменения обсуждаются с коллегами.
Совет: Если компания преимущественно работает над проектами, полезно составить единый график отпусков для всех сотрудников, задействованных в проекте, а также для согласования с компаниями-партнерами и клиентами. Такой график поможет распределить работу над проектом в соответствии с предполагаемыми периодами отсутствия.
Наладьте внутренний обмен знаниями.
Специалист по кадрам или руководитель отдела труда должен убедиться, что сотрудник подготовился к получению разрешения. Часть работы может быть закрыта заранее, хотя, безусловно, есть вопросы, которые следует отложить до его возвращения домой. Это позволит избежать перегрузки специалиста, который временно его замещает.
Подготовка к передаче дела на период действия лицензии должна начинаться за две-три недели до намеченной даты, чтобы успеть выполнить важные задачи и сообщить об этом сотруднику службы обмена.
Специалисты того же профиля, что и лицензиат, должны знать, как работает документооборот, в том числе где находятся нужные файлы и какие пароли электронной почты используются. Однако будьте готовы к тому, что сменщики могут не сразу понять особенности работы своих коллег. Поэтому желательно иметь биржу или базу знаний о компании.
Портал Mirapolis поможет вам создать такую базу. Здесь можно собрать библиотеку нормативных документов и стандартов. Система хранит информацию о документах и историю изменений. Гибкий доступ к документам можно настроить в зависимости от должности и уровня сотрудника. Полнотекстовый поиск документов помогает найти нужную информацию. Вся важная информация и доступ к ней всегда доступны, даже если один из сотрудников находится в отпуске.
Генеральный директор ООО «ЮБК Бизнес Диалог»
Когда наш сотрудник уходит в отпуск, он должен передать все папки в письменном виде ответственному сотруднику. Используйте электронный файл передачи дел, где все необходимые документы, контакты и ссылки на инструкции хранятся на одном экране.
Генеральный директор совета «Стратегия и управление»
Целесообразно разделить все функции сотрудника на две основные категории: а — должны быть выполнены и б — могут быть отложены до возвращения сотрудника из отпуска.
Если отложить выполнение обязанностей сотрудника в связи с увольнением невозможно, составляются подробные пошаговые инструкции, определяется исполнитель и проводится обучение.
Определите правила общения с отдыхающими.
В некоторых случаях следует обратиться к лицензированному сотруднику. В каких случаях это допустимо, каждая компания решает самостоятельно, но характер таких ситуаций должен быть четко определен. Сотрудники должны понимать, что если руководство беспокоит их во время отпуска, то это действительно важно и проблему не решить.
Можно установить каналы связи и договориться, что каждый специалист будет проверять электронную почту или мессенджер с определенной периодичностью, уходя в отпуск. Однако желательно не прерывать отпуск и дать ему возможность полноценно отдохнуть. После возвращения он сможет возобновить работу и работать более эффективно.
Генеральный директор ООО «ЮБК Бизнес Диалог»
Если при обмене мнениями возникают вопросы, их нужно задать сотруднику, находящемуся в отпуске. Для этого существует специальная функция «непрерывная связь». Это значит, что каждый из нас должен контролировать свою электронную почту и мессенджеры несколько раз в день, даже находясь за границей. Если возникают проблемы, убедитесь, что вы на связи с коллегами (в том числе и с теми, кто в отпуске), и решайте их вместе.
Руководитель маркетингового агентства «Линия высоты».
В электронной почте используйте символ «чтение». Это позволит отправлять сообщения, не беспокоя отдыхающего, но сразу после его возвращения. Если вопрос срочный, общаться с отдыхающим можно только после согласования с руководителем.
Психологи рассказали, как правильно распределять праздники
Психологи поинтересовались у RT, сколько раз в год им приходится брать отпуск и как правильно его распределять.
По словам Юлии Коцетовой, кандидата психологических наук, клинического психолога факультета психологии Московской области, которая отвечает за практическую психологию в социальной сфере и образовании, будучи человеком юридическим.
Лучший вариант — разделить отпуск на две части. Например, зимние месяцы и две недели летом. Желательно заранее продумать, как разбить каникулы и в какой форме их передать. Конечно, идеальный вариант — это отпуск, который включает в себя разные виды деятельности, от активных занятий до возможности поспать и спокойно, без спешки уйти», — советует он.
По словам эксперта, очень важно помнить, что при планировании отпуска желательно предоставить себе возможность полностью отключиться от профессиональной деятельности.
Не смотрите лекции и электронные сообщения. Не отвечайте на звонки и не берите на себя дополнительную работу во время отпуска. Одним из признаков переутомления, вызывающего потребность в отпуске, являются постоянные опоздания. Интересно, что многие люди отмечают, что, несмотря на все попытки, они не могут справиться с опозданиями. Таким образом психика пытается защитить себя от перегрузок», — подчеркнула респондент RT.
По ее мнению, еще один важный признак — постоянная усталость, слабость и желание спать. Это говорит о сильном переутомлении и необходимости отдыха.
«Я могу выделить и другие признаки, не связанные с физическим состоянием. Это сверхурочная работа, отсутствие свободного времени и социальной жизни. Когда вся жизнь человека начинает состоять только из работы, это тревожный сигнал, что нужно проверить нагрузку и уделять время отдыху», — говорит психолог.
По мнению Дарьи Якубы, психолога медицинского общества «Сберздоровье», качественный отдых крайне важен для человека, его работы и эмоционального состояния.
Периоды отдыха и их количество в году могут быть индивидуальными. Здесь работает правило: чем более стрессовая ситуация, тем больше времени требуется на восстановление. Тип нервной системы человека, тип работы и т.д., другие требования с другими видами деятельности и т.д., другие требования и т.д., другие требования и т.д., другие требования и т.д., другие требования и т.д., другие требования и т.д., — это полная жизнь», — добавил эксперт.
Отвечая на вопрос о том, как он понял, что пора уходить в отпуск, эксперт отметил, что самым дорогим признаком было ощущение, что он не хочет идти на работу, что он не хочет этого делать.
«И это не разовое, а ежедневное, постоянное ощущение, которое длится неделю или две. Это также может указывать на то, что пора отправляться в отпуск, из-за разочарования без особых причин или чего-то, что раньше не вызывало такой реакции. Причем эта стимуляция может быть и почти ежедневной, а не одноразовой», — предупреждает эксперт.
Кроме того, Якуба дал советы о том, как координировать свои действия с другими работниками.
Даже если трудоголик возьмет отпуск по причине насилия, он не сможет полноценно и качественно отдохнуть. Скорее всего, он станет тревожным и неуверенным в себе. Стремление к постоянной работе может стать формой зависимости, хотя, в отличие от других, она одобряется обществом. Поэтому лучшее решение для таких людей — обратиться за помощью к психологу или психотерапевту. Вместе со специалистом стоит внимательно изучить характер их финиша, чтобы понять причины сложившейся ситуации.
Ранее якуба рассказал RT, сколько времени требуется людям, чтобы выработать новые привычки.